Email marketing là một trong những tính năng phổ biến và được ứng dụng mạnh mẽ nhất trên các phần mềm CRM (Customer Relationship Management) hiện nay. Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng trong suốt hành trình mua hàng. Không chỉ dừng lại ở việc gửi thông tin hàng loạt, các hệ thống CRM hiện đại còn cho phép tạo và quản lý mẫu email marketing trên phần mềm CRM một cách chuyên nghiệp, cá nhân hóa theo từng nhóm khách hàng, tối ưu thời điểm gửi và đo lường chi tiết hiệu quả chiến dịch.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách tạo mẫu email marketing trên phần mềm CRM, những tiêu chí để có một email hấp dẫn, và các mẫu email chuẩn sẵn sàng để bạn áp dụng ngay vào thực tế.

Tại sao nên sử dụng mẫu email marketing trên phần mềm CRM?

Việc tự thiết kế một chiến dịch email marketing từ con số không luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp không chỉ tốn thời gian, nguồn lực mà còn đối mặt với rủi ro thiết kế thiếu chuyên nghiệp, nội dung không đủ hấp dẫn, dẫn đến tỷ lệ mở và tỷ lệ chuyển đổi thấp. Hơn nữa, việc cạn kiệt ý tưởng sáng tạo cũng là một rào cản phổ biến.

Sử dụng các mẫu email marketing trên phần mềm CRM được thiết kế sẵn là giải pháp thông minh giúp khắc phục những khó khăn này. Những ưu điểm vượt trội bao gồm:

• Thiết kế sẵn, dễ chỉnh sửa: Tiết kiệm thời gian, chỉ cần thao tác kéo-thả đơn giản hoặc thay thế nội dung văn bản.
• Tối ưu hiển thị đa thiết bị: Đảm bảo email của bạn luôn đẹp mắt, chuẩn bố cục trên cả máy tính và điện thoại di động.
• Tính cá nhân hóa linh hoạt: Dễ dàng chèn các trường thông tin cá nhân của khách hàng (như tên, công ty, lịch sử mua hàng) giúp email trở nên thân mật hơn.
• Tương thích nhiều nền tảng: Hoạt động tốt trên hầu hết các phần mềm gửi email chuyên nghiệp.
• Dễ quản lý và tái sử dụng: Giúp duy trì sự nhất quán cho thương hiệu qua nhiều chiến dịch khác nhau.

Đặc biệt, khi kết hợp với các giải pháp CRM toàn diện như Salekit.io, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa sức mạnh của dữ liệu khách hàng để cá nhân hóa từng mẫu email, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và gia tăng doanh thu một cách bền vững.

Cấu trúc một mẫu email marketing chuyên nghiệp

Trước khi bắt đầu tạo mẫu email marketing trên phần mềm CRM, bạn cần hiểu rõ cấu trúc chuẩn của một email chuyên nghiệp. Một cấu trúc tốt sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin và thực hiện hành động theo mong muốn của bạn.

1. Tiêu đề (Subject Line)

Tiêu đề chứa từ khóa đánh đúng tâm lý khách hàng là yếu tố quyết định đến 90% việc email có được mở hay không. Nó là "người gác cổng" của toàn bộ chiến dịch. Một tiêu đề hấp dẫn cần ngắn gọn, gây tò mò và hứa hẹn một giá trị cụ thể cho người đọc.

• Ví dụ chưa tốt: Thông báo khuyến mãi tháng 8.
• Ví dụ tốt: [CHỈ 3 NGÀY] Giảm giá 50% toàn bộ sản phẩm hè!
• Ví dụ tốt hơn: An, đừng bỏ lỡ ưu đãi 50% dành riêng cho bạn!

2. Pre-header (Tiêu đề trước)

Pre-header là phần tử nằm phía trên cùng của mẫu email marketing, thường hiển thị tóm tắt nội dung chính của email. Thông thường, các nhà tiếp thị sẽ đính kèm các thông tin quan trọng hoặc lời chào thân mật.

• Chiều rộng: Bằng kích thước của mẫu email.
• Chiều cao: 50 pixel đến 65 pixel.

3. Hình ảnh tiêu đề

Hình ảnh nên được đặt ở đầu email để thu hút sự tập trung trước khi chuyển sang đọc tiêu đề. Kích thước hoàn hảo cho bức ảnh sử dụng trong email marketing là chiều rộng bằng với khung email (khoảng 650-700px) và chiều cao từ 200 - 300px. Hãy nhớ tối ưu dung lượng ảnh để email tải nhanh và luôn có văn bản thay thế (ALT text) phòng trường hợp ảnh không hiển thị.

4. Lời chào cá nhân

Bắt đầu email bằng một lời chào cá nhân, gắn tên người nhận để tạo sự gần gũi. Việc sử dụng phần mềm CRM cho phép bạn tự động điền tên khách hàng vào vị trí này.

• Ví dụ: "Xin chào [Tên khách hàng]," hoặc "Kính gửi anh/chị [Tên khách hàng],"

5. Nội dung chính

Nội dung email cần đi thẳng vào vấn đề, tập trung vào lợi ích mà khách hàng nhận được thay vì chỉ mô tả đặc tính khô khan của sản phẩm/dịch vụ. Sử dụng các đoạn văn ngắn và câu từ mạnh mẽ để làm nổi bật thông điệp chính. Hãy kết hợp các câu ngắn và dài tạo ra một giai điệu từ, thu hút người đọc.

6. Nút Call-to-Action (CTA)

CTA là nút bấm mà bạn muốn khách hàng nhấp vào. Nó phải nổi bật, rõ ràng và mang tính thúc giục. Kích thước tối ưu cho mobile là 44 x 44 px. Sử dụng các động từ mạnh và cho khách hàng biết chính xác điều gì sẽ xảy ra sau khi họ nhấp chuột.

• Ví dụ chưa tốt: Bấm vào đây.
• Ví dụ tốt: Mua ngay với giá ưu đãi.
• Ví dụ tốt hơn: Khám phá bộ sưu tập mới.

7. Footer – Phần cuối của email

Phần cuối email bao gồm thông tin liên hệ của doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email và các liên kết đến mạng xã hội. Kích thước khuyến nghị là chiều rộng bằng mẫu email và chiều cao khoảng 200px. Đây cũng là nơi bắt buộc phải có liên kết hủy đăng ký nhận tin (Unsubscribe) để tuân thủ các quy định về spam.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn các bước thiết kế email marketing đẹp và tối ưu chuyển đổi

Hướng dẫn các bước thiết kế email marketing đẹp và tối ưu chuyển đổi

Hướng dẫn tạo mẫu email marketing trên phần mềm CRM Salekit.io

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Salekit.io.

Bạn hãy đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký trên Salekit.io. Nếu chưa có tài khoản bạn có thể đăng ký TẠI ĐÂY

Bước 2: Truy cập tính năng Email Marketing

Trên giao diện chính của phần mềm CRM, bạn tìm đến Quảng Bá và chọn Gửi Email.

Bước 3: Lựa chọn tạo mẫu mới hoặc chọn mẫu có sẵn

Bạn có thể soạn email trắng (Basic) để tự thiết kế từ đầu, hoặc lựa chọn các mẫu email marketing đã được cài đặt sẵn trên hệ thống. Nhiều giải pháp CRM như Salekit.io cung cấp thư viện template đa dạng, phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau.

Bước 4: Tùy chỉnh nội dung và thiết kế

Thêm nội dung văn bản, hình ảnh, liên kết và các yếu tố khác theo ý muốn của bạn. Sử dụng các tính năng cá nhân hóa của CRM để chèn các trường động (ví dụ: tên khách hàng, sản phẩm họ đã xem) vào mẫu email.

Bước 5: Kiểm tra và xem trước

Luôn kiểm tra và xem trước mẫu email trên cả giao diện máy tính và điện thoại di động để đảm bảo rằng nó hiển thị đúng, đẹp mắt và các liên kết hoạt động bình thường trước khi gửi đi.

Bước 6: Phân nhóm khách hàng và lên lịch gửi

Sử dụng tính năng phân loại khách hàng của CRM để chọn đúng đối tượng nhận email. Bạn có thể lên lịch gửi tự động hoặc gửi ngay lập tức.

Bước 7: Theo dõi và đo lường hiệu quả

Sau khi gửi mail thành công, các số liệu như số lượng mail gửi thành công, tỷ lệ mở mail, tỷ lệ click chuột (CTR) sẽ được hệ thống ghi nhận. Điều này giúp đội ngũ kinh doanh – marketing đo lường chi tiết hiệu quả của các chiến dịch và có những điều chỉnh kịp thời.

Tổng hợp các mẫu email marketing trên phần mềm CRM thông dụng

Dưới đây là một số mẫu email chuẩn mà bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay trên phần mềm CRM của mình:

1. Mẫu Sale Email (Email bán hàng)

Mẫu 1:

Dear anh/chị,

Công ty [ABC] nhận được sự quan tâm của bạn về sản phẩm A của công ty chúng tôi.Để bạn hiểu rõ hơn về tính năng cũng như cách sử dụng sản phẩm, chúng tôi gửi đến bạn thời gian dùng thử miễn phí trong 30 ngày. Hướng dẫn sử dụng cụ thể sẽ được chuyên viên của chúng tôi liên hệ và trực tiếp trao đổi với bạn qua điện thoại.

Ngoài ra, để bạn hiểu rõ về sản phẩm trước khi chuyên viên tư vấn, chúng tôi gửi tài liệu về sản phẩm A tại file đính kèm.

Nếu cần hỗ trợ kịp thời, mời bạn liên hệ qua hotline 09xx.xxx.xxx hoặc email email@domain.com.

Trân trọng!

Mẫu 2:

Kính gửi: Anh/chị [Tên Khách Hàng],

Tôi là Trần Văn A – Công ty ABC.Sau khi ghé thăm trang web của anh chị, tôi rất ấn tượng với quy mô và loại hình kinh doanh của mình. Hiện chúng tôi đang có những dòng sản phẩm A, rất phù hợp với nhu cầu khách hàng của anh/chị.

Để hiểu rõ chi tiết hơn, rất mong chúng ta có thể có một cuộc gặp mặt trực tiếp để trao đổi cụ thể.

Tôi cũng đính kèm catalogue sản phẩm tại file đính kèm.

Rất mong nhận được sự phản hồi của anh chị.

Trân trọng!

2. Mẫu Email Gửi Báo Giá

Mẫu 1:

Dear Ông/Bà [Tên Khách Hàng],Công ty [ABC] rất cảm ơn vì sự tin tưởng và mua sắm của ông/bà. Dựa trên một số yêu cầu báo giá của ông/bà, chúng tôi xin gửi bảng báo giá chi tiết như sau:

BÁO GIÁ SẢN PHẨM – CÔNG TY [ABC]

Lưu ý: Giá trên đã bao gồm VAT. Thời gian giao hàng: dự kiến 1-2 ngày sau khi thanh toán.Nếu có bất kỳ thắc mắc hay vấn đề gì về bảng báo giá, xin vui lòng liên hệ bộ phận kinh doanh công ty [ABC] theo email email@domain.com.

Rất mong nhận được sự phản hồi từ ông/bà.

Trân trọng.

3. Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng (CSKH)

Mẫu 1 (Chào mừng/Cảm ơn):

Dear anh/chị [Tên Khách Hàng],

Công ty [ABC] trân trọng cảm ơn anh/chị đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi trong thời gian qua.

Để tri ân cũng như gửi lời cảm ơn chân thành, chúng tôi xin gửi đến anh/chị voucher giảm giá 20% khi mua tất cả các sản phẩm tại cửa hàng trực tiếp hoặc trên các trang thương mại điện tử chính thức của chúng tôi.

Thời gian áp dụng: 17/09/2022 – 27/09/2022.

Hotline hỗ trợ: 09xx.xxx.xxxTrân trọng!

Mẫu 2 (Nhắc nhở quay lại):

Dear anh/chị [Tên Khách Hàng],

Trong khoảng ba tháng gần đây, bạn đã không ghé thăm cửa hàng của chúng tôi.

Liệu sản phẩm/dịch vụ hay nhân viên của chúng tôi gặp phải những vấn đề không hài lòng với bạn? Nếu có, mong bạn để lại ý kiến để chúng tôi cùng biết và thay đổi. Nếu không, chúng tôi rất mong muốn bạn có thể quay lại cửa hàng để ghé thăm bộ sưu tập mới nhất của chúng tôi.

Chúc các bạn một ngày tốt lành!

Trân trọng!

Tối ưu hóa hiển thị và tránh bị đánh dấu là Spam

Để mẫu email marketing trên phần mềm CRM phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần lưu ý một số tiêu chuẩn kỹ thuật:

• Chiều rộng chuẩn: Giữ chiều rộng email trong khoảng 650-700 px để hiển thị tốt trên hầu hết các chương trình đọc email (Outlook, Gmail, Yahoo...).
• Font chữ phổ thông: Sử dụng các font chữ an toàn như Arial, Tahoma, Times New Roman, Verdana. Cỡ chữ chuẩn là 14px, tiêu đề tối thiểu 22px.
• Những điều cần tránh:
• Không chèn trực tiếp video trong email (hãy dùng ảnh thumbnail kèm link).
• Tránh sử dụng ảnh GIF quá nặng.
• Không phụ thuộc hoàn toàn vào hình ảnh, vì nhiều ứng dụng email mặc định chặn hiển thị ảnh. Luôn có văn bản thay thế.
• Tránh sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt, viết hoa toàn bộ tiêu đề hoặc dùng nhiều dấu chấm than, vì dễ bị bộ lọc spam đánh dấu.

Kết luận

Tính năng gửi email marketing trên phần mềm CRM đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh – marketing nhờ khả năng cá nhân hóa, tự động hóa và đo lường chi tiết. Hi vọng qua bài viết này, bạn đọc đã nắm được cấu trúc chuẩn, cách tạo cũng như tham khảo thêm nhiều mẫu email marketing trên phần mềm CRM phổ biến để áp dụng ngay vào chiến dịch của mình.

Khi biết tận dụng đúng công cụ và triển khai đúng phương pháp, mỗi email bạn gửi đi không chỉ là một thông điệp, mà còn là cơ hội để nuôi dưỡng khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và thúc đẩy doanh thu một cách bền vững. Hãy bắt đầu xây dựng thư viện mẫu email chuyên nghiệp của riêng bạn ngay hôm nay!