Những khó khăn thường gặp khi tiếp cận khách hàng

Tiếp cận khách hàng là yếu tố quan trọng mang đến doanh thu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn còn có những khó khăn khi tiếp cận khách hàng vì có sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những khó khăn thường gặp trong tiếp cận khách hàng thông qua bài viết dưới đây để doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả bán hàng của mình.

1. Tiếp cận khách hàng là gì?

Tiếp cận khách hàng là quá trình hình thành chiến lược kinh doanh nhằm thu hút khách hàng mới và duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng cũ. Thu hút và giữ chân khách hàng là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Khi công nghệ lên ngôi quá trình tiếp cận khách hàng cũng trở nên đa dạng hơn. Hiện nay các doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng bằng hai phương thức: Tiếp cận khách hàng trực tiếp và tiếp cận khách hàng gián tiếp.

Tiếp cận khác hàng là gì? 

2. Khó khăn khi tiếp cận khách hàng

Khó khăn khi khởi nghiệp kinh doanh tiếp cận khách hàng

Giai đoạn khởi nghiệp kinh doanh là giai đoạn khó khăn nhất của doanh nghiệp vì tại giai đoạn này doanh nghiệp sẽ trải qua vô vàn thách thức như: Cạnh tranh về nguồn vốn, thiếu kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh, nguồn nhân sự mới chưa chất lượng, thiếu sót trong xây dựng cơ cấu công ty,... và trong những thách thức đó không thể không kể đến việc tiếp cận khách hàng. Khi mới bắt đầu, việc tìm kiếm khách hàng là một vấn đề lớn, doanh nghiệp chưa có lượng khách cũ ổn định, đặc biệt là khi không có nhiều ngân sách để quảng cáo.

Khó khăn trong việc xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu chính là xác định được những điều mà doanh nghiệp muốn hướng đến trong tương lai một cách rõ ràng. Những mục tiêu này có thể đặt chung cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc cho riêng từng phòng ban, nhân viên khi tiếp cận với khách hàng cụ thể nhằm đảm bảo lợi nhuận ổn định cho công ty. Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa biết cách xác định mục tiêu kinh doanh hoặc xác định mục tiêu chưa phù hợp với doanh nghiệp của mình, do đó thường xây dựng những cách tiếp cận khách hàng không phù hợp và không đạt được lợi nhuận mong muốn.

Khách hàng thay đổi thói quen tiêu dùng

Thị trường kinh doanh ngày càng gay gắt và cạnh tranh, các sản phẩm/dịch vụ cũng càng ngày càng được chú trọng, hoàn thiện. Do đó người tiêu dùng đã và đang bị tác động, làm thay đổi thói quen, thị hiếu so với những giai đoạn trước đây, đặc biệt là sau đại dịch covid 19. Chính vì thế, nếu doanh nghiệp không kịp thay đổi theo thị hiếu của khách hàng thì bản thân doanh sẽ trở thành những người bị đào thải.

Khách hàng phản hồi tiêu cực

Bất cứ doanh nghiệp nào cho dù kinh doanh sản phẩm/dịch vụ gì thì cũng không thể nào tránh khỏi những phản hồi tiêu cực từ khách hàng. Nhiều doanh nghiệp coi những phản hồi tiêu cực này là khủng hoảng và không biết cách xử lý. Tuy nhiên nếu suy nghĩ theo hướng tích cực thì chính những phản hồi này sẽ là những chìa khóa giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn sản phẩm/dịch vụ của mình. Chỉ cần biết cách xử lý tích cực, doanh nghiệp có thể biến khó khăn từ những phản hồi tiêu cực thành những cơ hội cho mình.

Cạnh tranh gay gắt với đối thủ

Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, để có thể tồn tại doanh nghiệp bắt buộc mình phải thay đổi, phải trở nên đặc biệt so với đối thủ cạnh tranh. Để làm được điều đầy doanh cần phải tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh bằng mọi giá từ sản phẩm, chiến lược marketing,... cho đến việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng.

Khó khăn trong việc thiết lập mối quan hệ với khách hàng

Một doanh nghiệp muốn tăng trưởng đều phải nhờ sự phát triển mối quan hệ với khách hàng. Nhiều doanh nghiệp sau khi tiếp cận khách hàng thành công lại chưa thể tạo dựng mối quan hệ thân thiết, giữ chân khách hàng lại với mình. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng được tạo dựng dựa trên sự tin tưởng, vì thế để thiết lập mối quan hệ thân thiết với khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương thức khác nhau như: Thể hiện sự quan tâm với khách hàng, cung cấp thông tin hữu ích về sản phẩm cho khách hàng, duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng,...

Thiếu thông tin khách hàng

Một vấn đề khó khăn của các doanh nghiệp thường gặp khi tiếp cận khách hàng đó là thiếu thông tin khách hàng. Thông thường mỗi nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ được giao một tệp khách hàng riêng, nhân viên sẽ quản lý khách hàng trên excel, kênh điện tử và phân tích các nhu cầu khách hàng. Điều này khiến cho việc đánh giá tính chính xác và hiệu quả trong cách khai thác khách hàng của nhân viên gặp khó khăn, đồng thời các hồ sơ khách hàng bị phân tán, không được cập nhật kịp thời, thông tin bị thất lạc dẫn đến thiếu thông tin của khách hàng.

Để khắc phục khó khăn này các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng SaleKit.io. Phần mềm SaleKit.io đồng bộ khách hàng từ nhiều nguồn dữ liệu như excel, google sheet, gmail, getresponse, website, landing page, live chat, chatbox, cửa hàng, sàn thương mại điện tử, wordpress form, facebook, tiktok,... Thông tin khách hàng sẽ được tự động đồng bộ về SaleKit.io để quản lý, nhờ đó doanh nghiệp sẽ loại bỏ được việc mất, thất lạc thông tin khách hàng và không còn bị thiếu thông tin khách hàng.

Xem thêm: Cách tiếp cận khách hàng VIP mang lại hiệu quả cao

Những khó khăn gặp phải khi tiếp cận khách hàng 

3. Các bước tiếp cận khách hàng trong kinh doanh

Nghiên cứu và xác định đối tượng khách hàng.

Để xác định được đối tượng mình đang hướng đến các doanh nghiệp cần hiểu rằng mỗi sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp sẽ có đối tượng khách hàng mục tiêu xác định. Vì thế việc xác định nhóm khách hàng mục tiêu từ trước, tiếp đó khoanh vùng tệp khách hàng tiềm năng mới là cách làm đúng. Nhiều doanh nghiệp không chú tâm vào bước này nên thường dẫn đến hướng đi sai ở các bước tiếp theo. Vì thế muốn thành công trong tiếp cận khách hàng thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm đó là nghiên cứu và xác định đúng đối tượng khách hàng mình đang hướng đến.

Tạo danh sách khách hàng tiềm năng

Sau khi đã xác định được nhóm khách hàng mục tiêu, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thu thập thông tin cần thiết của khách hàng như: tên, tuổi, giới, số điện thoại, nghề nghiệp,...Từ những thông tin thu thập được doanh nghiệp sẽ tạo được danh sách những khách hàng tiềm năng. Việc thu thập thông tin và tạo danh sách khách hàng mục tiêu hết sức quan trọng trong tiếp cận khách hàng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng

Khi đã tạo được danh sách khách hàng mục tiêu mà mình đang hướng đến, doanh nghiệp sẽ bắt đầu xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp với nhóm khách hàng đó. Mỗi nhóm khách hàng sẽ có cách tiếp cận khác nhau, vì thế doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ và xây dựng chiến lược tiếp cận tốt nhất để tăng tỷ lệ thành công lên cao nhất.

Xây dựng mối quan hệ

Tìm cách tiếp cận khách hàng tiềm năng trong kinh doanh không phải chỉ là thu thập thông tin, làm quen với khách hàng mà doanh nghiệp cần tạo mối quan hệ thân thiết, tạo dựng sự trung thành của khách hàng, giữ chân khách hàng lại với mình. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần tạo dựng niềm tin với khách hàng cũng như ngày càng hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ và hệ thống chăm sóc khách hàng của mình.

Đo lường và đánh giá hiệu quả

Mọi chiến dịch marketing, kinh doanh sau khi triển khai đều cần quá trình đo lượng hiệu quả. Dựa vào kết quả đo lường và đánh giá hiệu quả chiến dịch doanh nghiệp có thể thay đổi và cải tiến để phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng và thị trường, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh cũng như tỷ lệ thành công trong các chiến dịch tiếp theo.

Quy trình tiếp cận khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp 

4. Những sai lầm khi tiếp cận khách hàng nên tránh

Để đạt được hiệu quả tốt nhất trong tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp cần biết và tránh những sai lầm sau đây:

- Sử dụng phương thức tiếp cận lạc hậu: Hiện nay khi thế giới ngày càng phát triển con người cũng thay đổi cùng với nó, vì thế để tiếp cận khách hàng hiệu quả doanh nghiệp cần thay đổi và có những cách tiếp cận khách hàng phù hợp với từng thời điểm.

- Bỏ qua bước nghiên cứu khách hàng: Một sai lầm nữa doanh nghiệp thường mắc phải đó là xem nhẹ và bỏ qua bước nghiên cứu khách hàng bởi vì nghiên cứu khách hàng thường tốn nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu. Điều này khiến cho doanh nghiệp không thực sự biết khách hàng của mình là ai, không hiểu rõ được tâm lý của họ, từ đó dẫn khó khăn khi khai thác nhu cầu và tiếp cận sai đối tượng.

- Tiếp cận khách hàng một cách dồn dập không có kế hoạch: Nhiều doanh nghiệp lựa chọn tiếp cận khách hàng một cách dồn dập, bỏ qua bước lập kế hoạch nhằm mục đích tiết kiệm thời gian, kinh phí. Nhưng chính vì thế mà trong quá trình tiếp cận khách hàng doanh nghiệp dễ mất phương hướng và đi sai đường, làm tổn thất thậm chí là làm chiến dịch thất bại.

- Theo dõi khách hàng theo nghĩa đen: Doanh nghiệp cần theo sát hành vi của khách hàng và liên tục đưa ra thông điệp để thuyết phục họ. Tuy nhiên đừng biến việc này thành theo dõi đúng nghĩa đen. Các email, thông báo quá dày đặc nhưng không mang lại giá trị sẽ tạo sự khó chịu cho khách hàng, khiến lòng tin của họ với thương hiệu giảm xuống, thậm chí có những hành động tiêu cực như báo cáo spam, chặn.

Những sai lầm cần tránh khi tiếp cận khách hàng 

Để hạn chế những sai lầm trong quá trình tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng phần mềm SaleKit.io, phần mềm tính hợp cùng lúc rất nhiều tính năng như:

- Audience - Quản lý khách hàng: SaleKit.io giúp doanh nghiệp quản lý danh sách doanh nghiệp, tổ chức có liên hệ hợp tác với mình. Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều contact với các vị trí chức vụ khác nhau

- Sequence - Chuỗi email nuôi dưỡng khách hàng tự động: Sequence là tính năng giúp doanh nghiệp gửi email đến khách hàng của mình theo thời gian đã được đặt trước, các nhóm khách hàng sẽ được phân theo các tag khách hàng. Thông qua tính năng này bạn có thể chia khách hàng thành các nhóm dễ dàng và gửi email nuôi dưỡng khách hàng theo các nhóm để biến khách hàng từ lạ thành quen và từ quen thành thân thiết

- Landing page - chuyển đổi mục tiêu: Landing page là trang có giao diện, nội dung và tên miền giống một web bình thường nhưng chỉ tập trung vào nội dung nhất định. Mục tiêu chính là thu hút lượt xem, lượt click hay kích thích hành vi mua hàng của người dùng thông qua các tác vụ kêu gọi xuất hiện trên landing page như điền form, đăng ký nhận thông tin,... 

- Bump - Mua thêm sản phẩm: Sử dụng đối tượng Bump khuyến khích khách hàng mua các sản phẩm/dịch vụ có liên quan đến sản phẩm chính trong page. Đảm bảo rằng khách hàng thấy được mối liên hệ giữa sản phẩm/dịch vụ mà họ đã chọn

- Gửi chiến dịch email cho danh sách khách hàng: Đây là tính năng nổi bật của SaleKit, thông qua tính năng này bạn có thể gửi email đến hàng loạt khách hàng tiềm năng hoặc tất cả khách hàng một cách đơn giản và dễ dàng với tốc độ gửi tin là 100 tin/phút

- Flow - gửi email: Tính năng này cho phép bạn gửi email tự động theo hành vi của khách hàng. Bạn có thể điều chỉnh gửi theo ba chế độ là gửi ngay, gửi sau (số phút mà bạn đặt, ví dụ: gửi sau 10 phút) hoặc gửi lúc (giờ mà bạn đặt, ví dụ: lúc 10h)

- Tự động gửi email thông báo đăng ký thành công: Sau khi khách hàng gửi thông tin vào form, bạn có thể gửi email thông báo thành công đến khách hàng thông qua địa chỉ email khách hàng đã cung cấp cũng như gửi email thông báo cho các nhân viên quản lý hệ thống.

- Thiết lập Goal và đo lượng chuyển đổi chiến dịch email: Goal là mục tiêu của chiến dịch email. Goal là một trong những thông số quan trọng để bạn đánh giá hiệu quả chiến dịch email của mình. Tính năng này sẽ cho phép bạn thiết lập Goal để đo lượng hiệu quả của một chiến dịch bất kỳ

- Cart abandoned: Tính năng này giúp bạn gửi hàng loạt email đến khách hàng, nhắc khách hàng quay lại giỏ hàng của mình

- Broadcast: Chức năng broadcast cho phép bạn gửi hàng loạt email đến một danh sách khách hàng cụ thể. Sau khi gửi email bạn có thể theo dõi, thống kê chi tiết để đánh giá hiệu quả chiến dịch của mình thông qua các thông số:

- Sents: Số lượng email được gửi đi

- Opens: Số lượng email đã mở

- Clicks: Số lượng click vào link

- Goal: Số mục tiêu đạt được

- Bounces: Số lượng email bị lỗi không gửi được

Sử dụng phần mềm SaleKit.io giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi, hạn chế tối đa các sai lầm.

Hy vọng thông qua bài viết các doanh nghiệp có thể hiểu rõ những khó khăn khi tiếp cận khách hàng mà mình gặp phải để có những phương án giải quyết phù hợp. Bên cạnh đó cũng nắm được những sai lầm thường gặp khi tiếp cận khách hàng để mình không mắc phải. Thị trường luôn có biến động vì thế doanh nghiệp nên có sự nhạy bén để bắt nhịp với thời cơ và hạn chế rủi ro, áp dụng những phương pháp hợp lý để thu hút khách hàng.