Đừng để Email bị đánh dấu Spam khi gửi?

Còn gì thất vọng hơn khi mất bao nhiêu công sức để xây dựng chiến dịch Email Marketing để rồi chúng bị đánh dấu là Spam. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Top những lý do hàng đầu khiến Email bị đánh dấu Spam khi gửi. Đừng chủ quan, rất có thể chúng đều là những lỗi sai bạn đang mắc phải đấy!

Email Marketing có gì khác với Email Spam?

Khi bạn gửi tràn lan những email quảng cáo, tiếp thị đến bất cứ ai, bất cứ đối tượng nào, tức là bạn đang gửi thư rác hay còn gọi là Spam. Danh sách email nhận thường được thu thập trên mạng, quét từ các website, mua lại nên chất lượng email rất thấp, không đem lại kết quả. Gửi đi những email spam như vậy sẽ hủy hoại danh tiếng và thương hiệu của công ty.

Điều khác biệt duy nhất và lớn nhất giữa Spam và Email marketing chính là sự đồng ý của người nhận email. Rất nhiều người vẫn nhầm lẫn rằng email marketing chính là spam. Hàng ngày, hàng trăm nghìn công ty, tổ chức trên thế giới vẫn thực hiện hoạt động email marketing hiệu quả bởi họ sở hữu những danh sách email đã nhận được sự đồng ý của người nhận.

Lý do hàng đầu khiến Email bị cho vào “thùng rác”

Không được sự cho phép gửi mail của khách hàng

Rõ ràng là khi người nhận không muốn nhận email từ bạn hoặc thấy địa chỉ gửi là một người lạ, họ sẽ báo cáo và “thẳng tay” chuyển chúng vào thư rác. Điều này có thể khiến tài khoản của bạn bị lock, giảm độ uy tín của domain, thậm chí bị liệt vào blacklist. 

Vì vậy, để tránh tình trạng email bị đánh dấu Spam, thì khi triển khai chiến dịch Email Marketing hãy đảm bảo danh sách Email của bạn thật sự chất lượng. Nguyên tắc số 1 của email marketing là được sự đồng ý nhận mail từ khách hàng.

Nội dung Email bị nhận diện là Spam

Hầu hết Email Marketing trước khi đến hộp thư người nhận đều phải đi qua bộ lọc Spam. Các bộ lọc Spam của Gmail có thể đọc text, nó sẽ kiểm tra Email của bạn có các từ ngữ mang yếu tố spam, quảng cáo hay không. Ví dụ, các từ ngữ liên quan đến bán hàng, kêu gọi mua hàng… như “miễn phí”, “duy nhất”, “nhất định”, “chắc chắn”... sẽ bị hoài nghi là thư quảng cáo và dẫn đến email bị đánh dấu Spam.

Một số từ ngữ nên tránh hoặc hạn chế sử dụng.

- Chèn liên kết thống kê Email như bit.ly, goo.gl ...

- Các từ khóa nhận diện là Quảng cáo như: Khuyến mãi, Chiết khấu khủng, Giảm giá sốc, Nhanh tay đăng kí...

- Chứa thông tin về bảng giá

- Nội dung sử dụng đoạn text in đậm/in hoa dài cũng rất dễ bị Gmail đánh dấu spam. 

- Nội dung thư chỉ chứa hình ảnh, hay hình ảnh lớn trong khi chữ quá ít. Sử dụng hình ảnh trong Email là điều nên làm nhưng cần tuân thủ tỷ lệ văn bản/hình ảnh đạt 60/40, tức là email của bạn sẽ có khoảng 60% văn bản và 40% hình ảnh để vượt qua bộ lọc spam

Tần suất gửi mail bất thường

Thực tế, nếu bạn gửi một Email Marketing đồng thời tới quá nhiều người nhận sẽ rất dễ bị bộ lọc đánh dấu Spam. Hay khi thường xuyên gửi một nội dung duy nhất đến nhiều người thì việc Email bị đánh dấu Spam là điều đương nhiên.

Tần suất gửi hợp lý nên là 2*x (trong đó x là số ngày), số lượng email tối ưu là 100 mail đối với tên miền tổ chức, 300 đối với các email đuôi gmail trong ngày đầu tiên.

Ví dụ: Nếu địa chỉ mail của bạn mới đăng ký làm địa chỉ nguồn gửi, trong ngày đầu tiên chỉ nên gửi 300 mail có đuôi Gmail, ngày tiếp theo gửi 600, ngày thứ 3 gửi 1200 mail....

Tiêu đề Mail của bạn gây ấn tượng xấu

Điều đầu tiên thu hút khách hàng để họ mở Mail chính là ở dòng Tiêu đề. Lời khuyên để hạn chế Email bị đánh dấu Spam là khi viết tiêu đề nên sử dụng ít hơn 50 kí tự, hạn chế tạo ra những dòng tiêu đề nhàm chán lặp đi lặp lại, viết hoa toàn bộ, lạm dụng dấu câu, và đương nhiên chứa thông tin lừa đảo.

>>> Bạn có thể đọc bài: Cách viết tiêu đề Email Marketing gây ấn với tượng khách hàng

Mẹo hạn chế tình trạng gửi Email bị vào Spam 

Để đảm bảo mail luôn được gửi đến người nhận, hãy tìm hiểu và thực hiện các mẹo hữu ích dưới đây. 

Tăng uy tín của IP server và domain 

Để tránh tình trạng email bị rơi vào thư mục Spam, doanh nghiệp cần chú trọng đến uy tín của địa chỉ IP và tên miền (domain) gửi mail. Các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) luôn theo dõi hoạt động của người gửi, đặc biệt là với các chiến dịch email marketing.

Họ đánh giá độ tin cậy của người gửi dựa trên nhiều yếu tố như: tỷ lệ mở email, số lượng thư bị trả lại (bounce), và tỷ lệ người dùng đánh dấu email là spam.

Dựa vào những chỉ số này, nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) sẽ quyết định xem thư từ IP và domain đó có được đưa vào hộp thư chính hay bị chuyển sang mục spam. Vì vậy, việc xây dựng uy tín cho IP và domain là yếu tố cốt lõi để đảm bảo email của bạn luôn đến đúng người nhận.

Chất lượng danh sách mail

Chất lượng danh sách email là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của chiến dịch Email Marketing. Nhiều doanh nghiệp thường chọn cách mua danh sách email có sẵn để tiết kiệm thời gian, nhưng điều này tiềm ẩn rủi ro lớn. Người nhận chỉ có xu hướng mở email khi nội dung thật sự liên quan đến nhu cầu hoặc mối quan tâm của họ.

Chẳng hạn, nếu bạn gửi quảng cáo về nhà hàng hải sản cho nhóm khách hàng ăn chay, kết quả gần như bằng không thậm chí còn khiến người nhận khó chịu và đánh dấu thư là spam. Do đó, việc xây dựng danh sách email chất lượng, đúng đối tượng thông qua tương tác thật và đăng ký tự nguyện sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi.

>> Bạn có thể tham khảo bài:  Gợi ý Top 5 phương pháp xây dựng danh sách email chất lượng

Nội dung mail 

Nội dung email là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thư được chuyển vào hộp thư chính hay bị đánh dấu là spam. Trong nhiều trường hợp, tỷ lệ email vào hộp thư đến thấp xuất phát từ việc nội dung chứa quá nhiều từ khóa bị các ISP liệt vào danh sách spam.

Một số điểm cần lưu ý khi xây dựng nội dung email gồm:

• Hạn chế lạm dụng các từ ngữ mang tính quảng cáo mạnh như “promotion”, “marketing”, “bonus”, “free” – những từ dễ kích hoạt bộ lọc spam.

• Kiểm tra chất lượng các liên kết trong email. Nếu liên kết trỏ đến trang web không phù hợp hoặc bị đánh giá thấp (ví dụ: trang người lớn), độ tin cậy của email sẽ bị giảm đáng kể.

• Cân đối giữa hình ảnh và văn bản: email có quá nhiều hình ảnh hoặc dung lượng lớn thường khiến nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) hạn chế hiển thị trong hộp thư đến.

• Đảm bảo nguồn hình ảnh và liên kết uy tín, tránh dùng từ các domain lạ hoặc bị gắn cờ.

• Giữ cho nội dung và tiêu đề phù hợp với nhau, tránh gây hiểu lầm hoặc đánh lừa người đọc.

Ngoài ra, luôn nên chèn nội dung văn bản (text) trong email, bởi những email chỉ chứa hình ảnh thường bị hệ thống lọc spam đánh giá là thiếu minh bạch và dễ bị loại bỏ.

Nguồn gửi mail

Nguồn gửi email cũng là yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc thư có vào hộp thư chính hay không. Để tăng tỷ lệ gửi thành công, bạn nên tránh sử dụng các địa chỉ email dạng chung chung như info@yourdomain.com, marketing@yourdomain.com, bonus@yourdomain.com hoặc free@yourdomain.com.

Những địa chỉ này thường bị các bộ lọc của ISP và ESP xem là nguồn gửi quảng cáo hàng loạt, dẫn đến nguy cơ bị đánh dấu là spam. Thay vào đó, hãy sử dụng địa chỉ email cá nhân hóa, ví dụ tennhanvien@yourdomain.com hoặc hotro@yourdomain.com, để tạo cảm giác chuyên nghiệp, đáng tin cậy và thân thiện hơn với người nhận.

Khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ mail vào danh sách của họ

Khuyến khích người nhận thêm địa chỉ email của bạn vào danh bạ là một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo thư luôn xuất hiện trong hộp thư chính. Khi người dùng chủ động lưu địa chỉ email của bạn, các nhà cung cấp dịch vụ mail (ESP) sẽ tự động nhận diện đây là nguồn đáng tin cậy, từ đó giảm thiểu nguy cơ bị đánh dấu là spam.

Vì vậy, trong mỗi chiến dịch, doanh nghiệp nên nhắc khéo khách hàng thêm địa chỉ email của mình vào danh sách liên hệ, đặc biệt trong email chào mừng hoặc email đầu tiên sau khi đăng ký. Đây được xem là bước quan trọng giúp tăng tỷ lệ email vào inbox và duy trì kết nối ổn định với khách hàng lâu dài.

Đừng sử dụng quá nhiều “tiểu xảo” để lách bộ lọc mail

Đừng lạm dụng “mẹo” để qua mặt bộ lọc email. Những chiêu trò như chèn ký tự thừa vào từ (ví dụ f.r.e.e thay vì free) chỉ khiến thư trông thiếu chuyên nghiệp và vẫn có thể bị phát hiện. Tránh cả việc cố ý thêm Re: hoặc Fwd: vào tiêu đề để tạo cảm giác là chuỗi thư thật hành động này dễ bị coi là đánh lừa. Quan trọng nhất là không dùng chiêu lừa đảo trong nội dung, chẳng hạn quảng cáo “bạn đã trúng thưởng” nhưng yêu cầu người nhận thực hiện bước bổ sung mới nhận giải; loại nội dung này làm hỏng uy tín và tăng nguy cơ bị đánh dấu spam.

Các từ ngữ cần tránh để gửi Email không bị vào Spam 

Nên check điểm spam trước khi gửi mail

Kiểm tra điểm spam trước khi gửi email là bước quan trọng giúp đảm bảo chiến dịch của bạn đạt hiệu quả cao. Hãy sử dụng các công cụ đánh giá email để kiểm tra những yếu tố như từ khóa nhạy cảm, đường dẫn (URL) không an toàn, hay tỷ lệ giữa hình ảnh và văn bản.

Việc đánh giá trước khi gửi giúp bạn kịp thời phát hiện và điều chỉnh những nội dung có nguy cơ bị bộ lọc spam chặn lại. Khi tuân thủ đúng các tiêu chí này, tỷ lệ email được chuyển vào hộp thư đến sẽ tăng đáng kể, đồng thời giúp duy trì uy tín của tên miền gửi mail.

Điều chỉnh cách gửi mail marketing theo kinh nghiệm 

Điều chỉnh chiến lược gửi email marketing dựa trên kinh nghiệm thực tế là cách hiệu quả để tối ưu hiệu suất chiến dịch. Hãy thường xuyên phân tích kết quả từ các chiến dịch trước, bao gồm tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ email bị đánh dấu spam, để rút ra bài học cụ thể.

Từ đó, bạn có thể tinh chỉnh nội dung, thời gian gửi và tần suất gửi mail sao cho phù hợp hơn với hành vi người nhận. Việc liên tục cải thiện dựa trên dữ liệu thực tế không chỉ giúp tăng tỷ lệ email vào hộp thư đến, mà còn nâng cao mức độ tương tác và hiệu quả tổng thể của chiến dịch marketing.

Có mật độ gửi mail hợp lý

Duy trì mật độ gửi email hợp lý là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng và tăng hiệu quả chiến dịch. Nếu email được gửi quá thưa, ví dụ 2–3 tháng một lần, người nhận có thể quên thương hiệu và bỏ qua hoặc xóa thư ngay khi nhận. Ngược lại, gửi quá nhiều email mỗi ngày dễ gây phiền toái, khiến khách hàng không mở mail hoặc thậm chí đánh dấu là spam.

Do đó, cần xác định tần suất gửi cân bằng, đủ để duy trì sự hiện diện trong inbox nhưng không gây cảm giác quá tải, giúp nâng cao tỷ lệ mở và tương tác với email marketing.

Tránh để nội dung thư chỉ có một tấm hình

Chú ý các liên kết trong thư gửi đi 

Đừng sử dụng liên kết rút gọn

Dùng HTML chuẩn

Các thẻ HTML không chuẩn hoặc lỗi trong email có thể làm giảm tỷ lệ gửi thành công và khiến mail dễ bị bộ lọc đánh dấu là spam. Để tạo nội dung HTML chuẩn và an toàn, bạn có thể sử dụng công cụ như Word2CleanHTML:

1. Soạn email trên Microsoft Word như bình thường.

2. Sao chép nội dung vào khung của công cụ và nhấn “Convert to clean HTML”.

3. Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, sao chép HTML đã được chuẩn hóa vào email mới để gửi.

Cách này giúp email vừa hiển thị đúng định dạng, vừa tăng khả năng vào thẳng hộp thư đến.

Kết luận

Qua bài viết chung ta đã biết lý do email bị đánh dấu Spam và một số mẹo hạn chế email vào Spam bạn có thể tham khảo. Chúc bạn thành công với chiến dịch Email Marketing của mình. 

>> Tham khảo ngay giải pháp Email Marketing Automation tối ưu từ Salekit.io tại đây nhé!