Cách làm phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là một giải pháp miễn phí, đơn giản, được nhiều cửa hàng nhỏ và cá nhân kinh doanh lựa chọn để quản lý các hoạt động bán hàng cơ bản. Thông qua việc sử dụng bảng tính Excel, người dùng có thể tự xây dựng hệ thống quản lý giúp lưu trữ và theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ như tạo đơn bán hàng, lập báo giá, quản lý thông tin khách hàng, kiểm soát xuất – nhập – tồn kho và tổng hợp báo cáo doanh thu.

So với hình thức ghi chép thủ công bằng sổ sách, phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý dữ liệu, giảm sai sót trong tính toán và nâng cao độ chính xác khi quản lý thông tin. Đây cũng chính là lý do vì sao phần mềm bán hàng bằng Excel rất phù hợp với các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh cá thể hoặc những đơn vị có ngân sách vận hành còn hạn chế.

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân và cửa hàng kinh doanh nhỏ. Trước hết, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí, có sẵn trên hầu hết các máy tính, việc tải về và sử dụng rất nhanh chóng, không phát sinh chi phí đầu tư ban đầu.

Giao diện Excel quen thuộc, dễ thao tác, ngay cả người không am hiểu sâu về công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo sau thời gian ngắn. Các hàm tính toán trong Excel không quá phức tạp, dễ dàng tùy chỉnh, chỉnh sửa theo đúng nhu cầu quản lý thực tế của từng cửa hàng.

Bên cạnh đó, phần mềm bán hàng bằng Excel vẫn đáp ứng đầy đủ các chức năng cơ bản như lưu trữ thông tin khách hàng, tạo đơn hàng, theo dõi xuất – nhập – tồn kho và tổng hợp doanh thu. Điều này giúp người bán kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách khoa học và có hệ thống hơn.

Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí rất phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, hộ kinh doanh cá thể hoặc người mới khởi nghiệp, giúp tiết kiệm tối đa chi phí quản lý trong giai đoạn đầu. Ngoài ra, Excel còn có khả năng tương thích với nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại và máy tính bảng, thuận tiện cho việc theo dõi dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

Nhìn chung, so với hình thức ghi chép sổ sách thủ công, phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí giúp người kinh doanh kiểm soát công việc hiệu quả hơn, giảm áp lực quản lý, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành.

Mặc dù được ưa chuộng nhờ tính miễn phí và dễ tiếp cận, việc sử dụng Excel làm phần mềm quản lý bán hàng vẫn tồn tại nhiều nhược điểm đáng cân nhắc, đặc biệt khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển.

• Rủi Ro Mất Dữ Liệu và Hạn Chế Đồng Bộ: Excel không hỗ trợ đồng bộ dữ liệu qua mạng. Toàn bộ thông tin được lưu trữ cục bộ trong một file duy nhất trên máy tính. Điều này tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu cao nếu máy tính gặp sự cố đột ngột (như lỗi hệ thống hoặc mất điện). Đồng thời, việc kiểm soát tình hình kinh doanh từ xa trở nên phức tạp và khó khăn.

• Tốc Độ Xử Lý Kém Khi Dữ Liệu Lớn: Khi quy mô kinh doanh tăng lên, số lượng dữ liệu trong file Excel sẽ trở nên khổng lồ. Điều này làm giảm đáng kể tốc độ xử lý của phần mềm, gây khó khăn và tốn thời gian cho các thao tác cập nhật hoặc tìm kiếm thông tin.

• Nhập Liệu Thủ Công và Tính Bảo Mật Thấp: Người dùng phải nhập liệu thông tin thủ công cho mọi giao dịch nhập/xuất hàng và bán hàng, dẫn đến rủi ro sai sót, nhầm lẫn cao. Hơn nữa, Excel không có tính năng phân quyền quản lý, khiến tính bảo mật dữ liệu không cao; bất kỳ ai mở được file đều có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin.

• Thiếu Hiệu Quả Trong Cộng Tác: Tại một thời điểm, chỉ có một người duy nhất có thể làm việc trên file Excel. Điều này tạo ra sự lãng phí thời gian và nhân lực khi cần nhiều người cùng tham gia quản lý.

• Đòi Hỏi Kỹ Năng Excel Cao: Mặc dù các hàm cơ bản đã được cài đặt sẵn, người dùng vẫn phải thành thạo các hàm, công thức Excel phức tạp để có thể tận dụng và sử dụng phần mềm quản lý này một cách chính xác và hiệu quả nhất.

So với phương pháp ghi chép truyền thống, Excel vẫn là một giải pháp hữu ích, giúp tăng tính chính xác và đơn giản hóa việc quản lý bán hàng cơ bản. Tuy còn nhiều hạn chế, đây vẫn là lựa chọn tiết kiệm chi phí tối ưu và phù hợp nhất với các nhà bán hàng mới hoặc mô hình kinh doanh nhỏ, đơn giản

Hướng dẫn cách làm phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Để tự tạo một tệp (file) quản lý bán hàng hiệu quả trên Excel, bạn cần tiến hành theo các giai đoạn sau. Việc tuân thủ chính xác từng bước sẽ giúp bạn xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc và tránh các lỗi phát sinh về sau

Tạo Sheet dữ liệu

• Mở File Dữ Liệu Mới: Bắt đầu bằng việc khởi tạo một tệp Excel trống hoàn toàn.

• Tạo Các Sheet Quan Trọng: Đổi tên và thiết lập 5 Sheet (trang tính) mới với các chức năng cụ thể sau:

  • TRANG CHỦ: Dùng làm giao diện điều hướng chính.

  • NHẬP: Dùng để ghi nhận dữ liệu giao dịch hàng ngày.

  • DANH MỤC: Dùng để lưu trữ thông tin cố định (hàng hóa, khách hàng...).

  • BÁO CÁO: Dùng để tổng hợp, phân tích kết quả kinh doanh.

  • (Lưu ý: Bạn có thể thêm Sheet "Tồn Kho" hoặc "Chi Phí" tùy theo nhu cầu thực tế)

Sheet NHẬP: 

Cấu trúc cơ bản của Sheet này phải bao gồm các cột sau để theo dõi đầy đủ dòng tiền và hàng hóa: Số thứ tự (STT), Ngày giao dịch, Mã hàng hóa, Tên hàng, Đơn vị tính (ĐVT), Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá vốn, và Khách hàng.

Để tối ưu hóa việc tra cứu và quản lý, bạn nên cân nhắc bổ sung các trường thông tin chi tiết như Số chứng từ, Mã khách hàng, hoặc Số điện thoại (SĐT) của người mua.

Sheet DANH MỤC:

Sheet này được dành riêng để lưu trữ tập trung mọi thông tin tĩnh về hàng hóa. Mục đích chính là tạo ra một cơ sở dữ liệu để tra cứu. Nhờ đó, khi bạn thực hiện các giao dịch nhập hoặc xuất, chỉ cần nhập Mã hàng hóa, tất cả các dữ liệu liên quan khác của sản phẩm (như Tên hàng, ĐVT,...) sẽ tự động được hiển thị sang các Sheet giao dịch.

Sheet BÁO CÁO:

Trong Sheet này bạn cần chia các mục như Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu

Báo cáo tồn kho gồm: Tên Hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối. 

2.2 Các hàm cần áp dụng để quản lý bán hàng bằng Excel

Để biến file Excel thô sơ thành một công cụ quản lý bán hàng chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững ba (3) hàm cơ bản sau. Chúng là chìa khóa để liên kết dữ liệu và thực hiện các phép tính phức tạp:

Mẫu file Excel bán hàng đơn giản và hiệu quả

1. File Excel Quản lý sản phẩm:

Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, việc quản lý sản phẩm chặt chẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Với sự linh hoạt và đa dạng tính năng, Excel trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi danh sách sản phẩm, số lượng tồn kho, thông tin chi tiết và mức giá bán. Các mẫu file Excel có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế, giúp hệ thống dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ và rõ ràng. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể nhanh chóng tra cứu thông tin, tư vấn chính xác và kịp thời cho khách hàng, nâng cao hiệu quả bán hàng.

>>> Tải file Excel Quản lý sản phẩm tại đây.

2. File Excel Quản lý bán hàng:

Quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả là yếu tố cốt lõi quyết định sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Thông qua các mẫu file Excel bán hàng, người dùng có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng, lưu trữ thông tin khách hàng và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn. Những công cụ này giúp đội ngũ bán hàng sắp xếp công việc khoa học hơn, xử lý đơn nhanh chóng và chủ động trong mọi tình huống, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

>>> Tải file Excel Quản lý bán hàng tại đây.

3. File Excel Quản lý xuất nhập tồn kho:

Quản lý hàng tồn kho ổn định và liên tục là yếu tố then chốt giúp hoạt động bán hàng diễn ra suôn sẻ. Các mẫu file Excel quản lý xuất – nhập – tồn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng tồn kho, kiểm soát từng lô hàng và quản lý quá trình nhập hàng một cách rõ ràng, khoa học. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn chủ động về nguồn hàng, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

>>> Tải file Excel Quản lý xuất nhập tồn kho tại đây.

4. File Excel Quản lý khách hàng:

Excel là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng. Thông qua các mẫu file quản lý khách hàng, doanh nghiệp có thể lưu trữ đầy đủ thông tin liên hệ, theo dõi lịch sử giao dịch, ghi nhận quá trình tương tác và phân tích hành vi mua sắm của từng khách hàng. Những dữ liệu này giúp nhà quản lý hiểu rõ nhu cầu, thói quen tiêu dùng để xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, gia tăng sự trung thành và thúc đẩy doanh thu bền vững.

>>> Tải file Excel Quản lý khách hàng tại đây.

5. File Excel Quản lý thu chi, công nợ

Quản lý tài chính đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh và quản lý bán hàng. Với các mẫu file Excel quản lý thu chi và công nợ, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết các khoản tiền vào – ra, công nợ phải thu, phải trả một cách rõ ràng và minh bạch. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính tổng thể, đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn, đảm bảo dòng tiền ổn định và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

>>> Tải file Excel Quản lý thu chi, công nợ tại đây.

Đã đến lúc doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Việc quản lý bán hàng bằng các công cụ thủ công như Excel ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế về tốc độ xử lý, khả năng bảo mật, tính đồng bộ dữ liệu và mở rộng quy mô. Chính vì vậy, chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hiện nay, các nền tảng CRM không chỉ hỗ trợ quản lý khách hàng, đơn hàng hiệu quả mà còn giúp tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu chuyên sâu và linh hoạt tùy biến theo từng mô hình kinh doanh.

Trong số các nền tảng nổi bật trên thị trường, Salekit.io được biết đến là giải pháp phần mềm quản lý khách hàng và bán hàng toàn diện, phù hợp cho cả mô hình B2B lẫn B2C. Salekit được phát triển với mục tiêu tối ưu toàn bộ quy trình kinh doanh thông qua hệ thống tính năng hiện đại như: giao diện trực quan, công cụ bán hàng thông minh, quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, xây dựng quy trình bán hàng bài bản, tự động hóa chăm sóc khách hàng, gửi SMS – Email Marketing và theo dõi hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực. Nhờ đó, Salekit.io giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh số và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số.

Tạm kết

Có thể thấy, trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc kinh doanh quy mô nhỏ, các file Excel quản lý bán hàng vẫn là lựa chọn tiết kiệm và dễ triển khai. Thế nhưng, khi hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, số lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, việc ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, tối ưu thời gian và nâng cao hiệu quả rõ rệt. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên căn cứ vào quy mô, nhu cầu thực tế và định hướng phát triển để lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp nhất cho mình.