HubSpot CRM Là Gì? Ưu Điểm, Tính Năng & Cách Sử Dụng Hiệu Quả

Trong kỷ nguyên số, quản lý khách hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững. Một trong những công cụ nổi bật được nhiều doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn chính là HubSpot CRM. Vậy HubSpot CRM là gì, mang lại những tính năng và lợi ích nào mà được đánh giá cao như vậy? Hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

HubSpot CRM là gì?

Một trong những công cụ quản lý quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) nổi tiếng nhất hiện nay phải kể đến HubSpot CRM. Với công cụ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và xử lý tương tác của khách hàng, tạo các kênh bán hàng, trích xuất các mối quan hệ để có thể mô tả các cơ hội và thực hiện các chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng trung thành.

Sử dụng HubSpot CRM giúp doanh nghiệp quản lý các cuộc hội thoại với khách hàng một cách dễ dàng và tăng doanh thu bán hàng. Hubspot CRM cũng được đánh giá cao nhờ tính bảo mật và tính năng dễ thao tác.

Tính năng nổi bật của phần mềm HubSpot CRM

Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng toàn diện

HubSpot CRM mang đến cho doanh nghiệp một CRM Database tập trung, nơi có thể quản lý đồng thời khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Hệ thống cho phép lưu trữ tới 1.000.000 liên hệ mà không giới hạn thời gian, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và khai thác dữ liệu.

Trong cơ sở dữ liệu này, doanh nghiệp có thể quản lý đa dạng thông tin như:

• Họ tên, chức vụ, email và thông tin liên hệ.

• Lịch sử giao tiếp, trao đổi giữa khách hàng và doanh nghiệp.

• Nguồn khách hàng tiềm năng, điểm đánh giá chất lượng (lead scoring).

• Số lượng đơn hàng và tổng mức chi tiêu.

• Các trường dữ liệu tùy chỉnh phục vụ cá nhân hóa.

Phân khúc khách hàng theo nhiều tiêu chí

HubSpot CRM cho phép doanh nghiệp phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí như độ tuổi, giới tính, khu vực địa lý, nghề nghiệp, sở thích và các yếu tố hành vi khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng nội dung tiếp thị mang tính cá nhân hóa, tiếp cận đúng đối tượng vào đúng thời điểm. Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao hiệu quả chiến dịch mà còn giảm thiểu rủi ro gây khó chịu cho khách hàng bởi những thông điệp kém liên quan.

Cá nhân hóa tiếp thị qua email tự động

Với tính năng tiếp thị qua email tự động, HubSpot CRM giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các chiến dịch gửi email hàng loạt theo kịch bản định sẵn, bám sát hành trình của khách hàng. Nhờ đó, việc thu thập, phân loại và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Không chỉ dừng lại ở tự động hóa, HubSpot CRM còn cho phép chia nhỏ danh sách liên hệ theo nhiều tiêu chí như độ tuổi, khu vực, nghề nghiệp hay sở thích. Hệ thống sau đó sẽ cá nhân hóa nội dung email phù hợp với từng nhóm khách hàng, đảm bảo thông điệp được gửi đúng người, đúng thời điểm, từ đó tối đa hóa hiệu quả tiếp thị.

Tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống

Một điểm mạnh nổi bật của HubSpot CRM là khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng và phần mềm bên ngoài thông qua API và các công cụ thứ ba. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể mở rộng chức năng CRM theo nhu cầu thực tế.

Một số tích hợp phổ biến có thể kể đến như:

• Email (Gmail, Outlook): Theo dõi trạng thái mở và nhấp vào email trong thời gian thực.

• Mạng xã hội (Facebook, Instagram, X): Quản lý bài đăng, phản hồi bình luận và phân tích hiệu suất ngay trong CRM.

• Hơn 75 công cụ đối tác như SurveyMonkey, Eventbrite, Wistia, Zendesk, WordPress, Magento… giúp đáp ứng đa dạng hoạt động từ marketing, sự kiện đến chăm sóc khách hàng và thương mại điện tử.

Báo cáo và phân tích chuyên sâu

HubSpot CRM cung cấp hệ thống báo cáo linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo từng giai đoạn kinh doanh và theo dõi hiệu suất tiếp thị chi tiết, bao gồm số lượt truy cập, nguồn khách hàng, tỷ lệ thoát hay ROI. Bên cạnh đó, nền tảng còn hỗ trợ tính năng dự báo doanh thu dựa trên dữ liệu bán hàng quá khứ và xu hướng tiếp thị, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn cho chiến lược tăng trưởng.

Ưu và nhược điểm của HubSpot CRM

Ưu điểm của HubSpot CRM

• Phiên bản miễn phí: HubSpot cung cấp gói cơ bản hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý bán hàng và khách hàng mà không tốn chi phí.

• Thương hiệu uy tín toàn cầu: Với hơn 248.000 doanh nghiệp tại 135 quốc gia đang sử dụng, HubSpot khẳng định vị thế là một trong những nhà cung cấp phần mềm CRM hàng đầu thế giới.

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thân thiện, giúp người dùng thao tác dễ dàng mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật.

• Khả năng tích hợp linh hoạt: HubSpot CRM kết nối mượt mà với nhiều ứng dụng phổ biến như Gmail, Google Calendar, Shopify, Zapier, Mailchimp cùng hàng loạt công cụ bên thứ ba.

• Tự động hóa mạnh mẽ: Tích hợp các tính năng như email marketing tự động, tạo tác vụ và kịch bản chăm sóc khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Nhược điểm của HubSpot CRM

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, HubSpot CRM cũng khó tránh khỏi một số điểm trừ, nhất là đối với người dùng Việt Nam:

• Chi phí cao với gói nâng cao: Các gói dịch vụ của HubSpot dao động từ 45 – 1200 USD/tháng, mức giá khá cao so với khả năng chi trả của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

• Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế: Một số tính năng nâng cao yêu cầu kiến thức chuyên sâu hoặc phải trả phí mới có thể sử dụng đầy đủ.

• Khó khăn khi tích hợp hệ thống cũ: Việc chuyển đổi dữ liệu từ CRM khác sang HubSpot đôi khi gặp nhiều thách thức, đặc biệt với doanh nghiệp có quy trình kinh doanh đặc thù.

• Rào cản ngôn ngữ và hỗ trợ: Dù đã có hỗ trợ tiếng Việt, nhưng phần lớn giao diện và tài liệu vẫn bằng tiếng Anh, gây khó khăn cho nhiều người dùng.

• Chưa tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ: Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, HubSpot CRM có thể trở nên phức tạp và tốn kém, đòi hỏi nhiều nguồn lực để vận hành hiệu quả.

Hướng dẫn sử dụng HubSpot CRM

Để triển khai HubSpot CRM, doanh nghiệp có thể làm theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản

• Truy cập website HubSpot và tạo tài khoản miễn phí, hoặc lựa chọn gói trả phí phù hợp với nhu cầu.

Bước 2: Cài đặt và cấu hình ban đầu

• Thiết lập hồ sơ người dùng: Phân quyền cho các thành viên trong nhóm, gán vai trò và mức độ truy cập.

• Nhập dữ liệu khách hàng: Thêm liên hệ trực tiếp, nhập từ Excel, Google Contacts hoặc đồng bộ thông qua API.

Bước 3: Quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng

• Tổ chức dữ liệu liên hệ: Lưu trữ, phân nhóm và thêm ghi chú cho từng khách hàng.

• Theo dõi giao dịch: Giám sát tiến trình của từng cơ hội bán hàng, từ khởi tạo cho đến khi chốt đơn.

Bước 4: Thiết lập báo cáo và phân tích

• Trên thanh điều hướng, chọn Reports để truy cập hệ thống báo cáo.

• Sử dụng báo cáo có sẵn: HubSpot cung cấp nhiều mẫu báo cáo cho bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.

• Tạo báo cáo tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể thiết kế báo cáo riêng theo các chỉ số mong muốn, như tỷ lệ chuyển đổi, hiệu quả bán hàng, hoặc hiệu suất nhân viên.

Phần mềm HubSpot CRM phù hợp với doanh nghiệp nào?

Qua những phân tích trên, có thể thấy việc lựa chọn HubSpot CRM phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. Phiên bản miễn phí của HubSpot đủ để các nhóm nhỏ hoặc công ty mới làm quen với CRM bắt đầu quản lý dữ liệu khách hàng. Khi nhu cầu mở rộng, doanh nghiệp có thể nâng cấp bằng cách mua thêm các “Hub” chuyên biệt hoặc chuyển sang gói trả phí cao cấp nếu ngân sách cho phép.

Tuy vậy, với nhiều doanh nghiệp Việt Nam có nguồn lực hạn chế, HubSpot CRM chưa chắc đã là lựa chọn tối ưu bởi chi phí triển khai và nâng cấp khá cao. Trong bối cảnh đó, các phần mềm CRM “make in Vietnam” ngày càng được ưa chuộng nhờ chi phí hợp lý, giao diện thân thiện và tính năng đáp ứng tốt nhu cầu quản lý khách hàng trong nước.

Kết luận

HubSpot CRM vẫn được đánh giá là một trong những giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý và phát triển mối quan hệ khách hàng hiệu quả. Hy vọng sau bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về công cụ CRM này để cân nhắc lựa chọn và áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp của mình.