5 cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuyên nghiệp nhất 2023 

Viết email tiếng Anh cho khách hàng là công việc quan trọng trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty đang kinh doanh trên thị trường nước ngoài. Một email tiếng Anh với cấu trúc khoa học, nội dung đầy đủ và rõ ràng, ngôn ngữ phù hợp,...sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt khách hàng, gia tăng độ tin cậy và uy tín cho thương hiệu. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuẩn mực qua bài viết dưới đây nhé! 

Cấu trúc email tiếng Anh gửi khách hàng đúng chuẩn

Soạn thảo một email tiếng Anh đúng chuẩn không phải là chuyện dễ dàng, nhất là khi trình độ tiếng Anh của người Việt chưa thực sự quá cao. Để viết email tiếng Anh cho khách hàng, trước hết người làm kinh doanh cần nắm rõ cấu trúc của một email chuyên nghiệp, cơ bản gồm những phần sau: 

1.1. Greeting (phần chào hỏi)

Phần chào hỏi luôn là một phần không thể thiếu trong bất kỳ mẫu email tiếng Anh gửi khách hàng nào. Một email tiêu chuẩn thường mở đầu với cấu trúc: “Dear + Danh xưng người nhận”. Một điều chú ý khi viết email tiếng Anh cho khách hàng là bạn nên sử dụng danh xưng kèm theo tên riêng của khách hàng, qua đó thể hiện sự tôn trọng và gần gũi với người nhận. 

Với khách hàng nam, người viết email cần sử dụng danh xưng “Dear Mr.A”. Còn nếu khách hàng là phụ nữ, hãy sử dụng “Mrs” cho phụ nữ đã lập gia đình, “Miss” cho phụ nữ chưa kết hôn. Trong trường hợp chưa biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà). Tuy nhiên, nên hạn chế dùng mẫu câu này vì nó không trang trọng đối với khách hàng. 

1.2. Opening comment (lời hỏi thăm)

Đây không phải là một phần bắt buộc khi viết email tiếng Anh cho khách hàng. Thế nhưng, nhờ có phần này mà người viết dễ dàng tạo thiện cảm và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Một số mẫu câu hỏi thăm khách hàng như:

+ I hope this email finds you well. (Tôi mong rằng bạn vẫn khỏe)

+ Thank you for contacting our company. (Cảm ơn khách hàng vì đã liên hệ với công ty của chúng tôi)

+ Thank you for your prompt reply. (Cảm ơn Quý khách hàng đã phản hồi nhanh chóng.)...

1.3. Introduction (phần giới thiệu)

Ngay sau khi hỏi thăm khách hàng, người viết email nên đi thẳng vào phần Introduction - phần giới thiệu. Phần này sẽ giúp người nhận nắm được khái quát nội dung email cũng như lý do mà họ nhận được email, đồng thời tránh lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc.

Cấu trúc được sử dụng nhiều nhất trong phần này là: I am writing to + …

Một số mẫu câu mà doanh nghiệp có thể tham khảo như:

+ I’m writing to confirm you that/to inform/to request/explain/apologize…(Tôi viết email này để xác nhận/ để thông báo/ để yêu cầu/ để giải thích/ để xin lỗi…)

+ I'm writing to ask for the information about…(Tôi viết thư này nhằm yêu cầu bạn cung cấp thông tin về…)

+ I’m writing with reference to…(Tôi viết email này để tham khảo về…)

1.4. Main point (phần nội dung chính)

Phần này đòi hỏi người viết email phải trình bày chi tiết nội dung mà bạn muốn gửi tới người nhận. Phần nội dung cần ngắn gọn, súc tích, dễ đọc và dễ hiểu. Một số dạng phổ biến như sau:

Dạng 1: Đề cập đến vấn đề đã trao đổi từ trước với khách hàng 

+ As you started in your letter,...(Như bạn đã nhắc trong thư,...);

+ Concerning…/Regarding…/With regards to…(Về vấn đề…/Liên quan tới…)

+ As you mentioned in the previous email,...(Như Quý khách đã đề cập từ trước…)

+ As you told me…(Như bạn đã nói với tôi…)

Dạng 2: Yêu cầu khách hàng hoặc nhờ giúp đỡ

+ I wonder if you could…(Tôi tự hỏi rằng liệu Quý khách hàng có thể…)

+ I would be appreciate it if…(Tôi sẽ rất biết ơn nếu…)

+ I would be interested in having more details about…(Tôi mong muốn được tìm hiểu thêm về…)

+ I would like to ask your help…(Tôi muốn nhờ Quý khách giúp đỡ về…)

Dạng 3: Thông báo tin tức cho khách hàng 

+ We are pleased to announce that…(Chúng tôi vui mừng khi thông báo với Quý khách hàng rằng…)

+ You will be pleased to know that…(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng…)

Dạng 4: Từ chối khách hàng

+ We regret to inform you…(Chúng tôi rất tiếc khi phải thông báo với Quý khách hàng rằng…)

+ After careful consideration we have decided that…(Sau khi xem xét kỹ càng, chúng tôi đưa ra quyết định rằng…)

Dạng 5: Đề cập tới tài liệu đính kèm 

+ Please see attached…(Hãy lưu ý đến…được đính kèm…)

+ Attached you will find…(Khách hàng sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email)

1.5. Concluding sentence (phần kết thúc email) 

Trong phần kết thúc của email tiếng Anh gửi khách hàng, người viết email cần đưa ra những câu để kích thích, thúc đẩy người nhận hành động. Một số mẫu câu kết thúc email mà doanh nghiệp có thể cân nhắc như: 

+ I am looking forward to hearing from you. (Mong nhận được sự phản hồi từ Quý khách hàng)

+ Please let me know if you require any further information.(Hãy cho tôi biết nếu bạn còn thắc mắc bất cứ thông tin nào)

+ Thanks for your cooperation. (Cảm ơn sự hợp tác từ Quý khách hàng)

+ Please don't hesitate to contact me if you have any questions. (Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với tôi.)

1.6. Signing off (ký tên)

Khi viết email tiếng Anh cho khách hàng, để kết thúc bức thư một cách trang trọng nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng các cụm từ như: Your sincerely, Best regards, Respectfully, Yours truly,...

Người viết email cũng cần chú ý không nên dùng các cụm từ như Best wishes, Cheers, Bye hay Regards…như thế sẽ rất thiếu chuyên nghiệp. Những cụm từ này chỉ nên sử dụng khi viết email cho những người bạn thân thiết. 

Cần nắm rõ cấu trúc email tiếng Anh gửi khách hàng chuẩn mực 

Cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuyên nghiệp nhất 2023 

2.1. Email chào hàng khách hàng bằng tiếng Anh 

Loại email này thường được sử dụng với mục đích giới thiệu sản phẩm mới ra mắt hoặc sản phẩm bán chạy của doanh nghiệp. Email chào hàng khách hàng bằng tiếng Anh cần đảm bảo các yếu tố sau:

+ Tiêu đề email hấp dẫn: Doanh nghiệp nên sử dụng các tiêu đề ngắn gọn, thu hút để kích thích khách hàng mở email. 

Một số mẫu câu như: Opinions on…(ý kiến về…); Suggestions for…(Đề xuất cho…); Have you given [a suggestion or thought] any thought? (Bạn đã suy nghĩ về…chưa?; Concerning [recent event] (Về sự kiện gần đây)...

+ Lời mở đầu ấn tượng: Cần có 1 - 3 câu mở đầu thể hiện được lý do gửi mail, giới thiệu người gửi và dẫn dắt nhàng sang nội dung quảng cáo. 

Mẫu lời mở đầu mà người gửi có thể tham khảo như: I noticed you have…(Tôi để ý rằng bạn vừa…); I wanted to reach out to you because I saw that…(Tôi muốn liên hệ với bạn bởi tôi nhận thấy…); Congratulations on…(Chúc mừng khách hàng đã…)...

+ Nội dung quảng cáo sản phẩm súc tích, tập trung làm nổi bật tính năng ưu việt và giá trị mà sản phẩm đó mang lại.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sau: 

“[My company] has a new product that will help you…[One sentence pitch of benefits]. 

We do this by:

Benefit/feature 1

Benefit/feature 2

…”

(Công ty chúng tôi vừa cho ra mắt sản phẩm mới thứ sẽ giúp bạn…Chúng tôi làm điều này bằng cách…)

+ Lời kêu gọi hành động mạnh mẽ: Cần phải có một lời kêu gọi cụ thể, thúc đẩy khách hàng hành động. Điều này đòi hỏi người viết email cần xác định kỹ mục đích chính của email này: Khiến khách hàng đặt hàng ngay; hoặc thu hút sự chú ý và có cơ hội tư vấn cho khách hàng; hoặc khiến khách hàng dùng thử sản phẩm miễn phí…

Một số mẫu câu Call to action như: Place your order today! (đặt hàng ngay trong hôm nay); For additional information, please get in touch with [Company Name] via phone at [Phone number] or email at [Email address] (Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với công ty qua số điện thoại…hoặc email…)

+ Kết thúc email: Đưa ra lời cảm ơn (Ex: Thank you for reading the letter. I am looking forward to your reply: Cảm ơn bạn đã đọc email. Tôi mong chờ sự phản hồi từ bạn); lời chào cuối (Sincerely/ Your sincerely)...

Email chào hàng khách hàng bằng tieensg Anh

2.2. Email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Khi tìm cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh, cần chú ý một số điểm sau để gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến người nhận:

+ Tiêu đề email: súc tích, ngắn gọn, chỉ rõ vấn đề mà doanh nghiệp đang cần xin lỗi. Một số mẫu câu để doanh nghiệp tham khảo như: Apology letter to customer for delay shipment (Thư xin lỗi tới khách hàng về vấn đề giao hàng chậm trễ); Apology letter to customer for bad service (Thư xin lỗi Quý khách hàng vì trải nghiệm dịch vụ tồi tệ)...

+ Nội dung chính:

Nội dung chính cần thể hiện được những điều sau:

<< Bộc lộ sự hối hận: I apologize for…(Tôi thành thật xin lỗi về…); On behalf of our company,…(Thay mặt cho công ty…); I am deeply sorry for…(Tôi thật sự xin lỗi về…)...

<< Giải thích nguyên nhân cho khách hàng: Due to (Bởi vì…); The reason for… is that…(Nguyên nhân dẫn đến việc…là do…);...

<< Thừa nhận trách nhiệm: I take full responsibility for the situation/I take full responsibility for…(Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về…);...

<< Cam kết không tái phạm lỗi trong tương lai: I can assure you that this mistake will never be repeated in the future. (Tôi có thể đảm bảo với bạn là sai lầm này sẽ không bao giờ lặp lại trong tương lai). 

<< Giải pháp khắc phục: On behalf of our company, I would like to…(Thay mặt cho công ty, tôi xin được…); To make up for your bad experience at…, I would like to…(Để bù đắp cho trải nghiệm tồi tệ của bạn tại…, tôi xin được…);...

<< Hy vọng nhận được sự tha thứ từ khách hàng: Please accept my sincere apologies. (Mong bạn chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi); I hope you will accept my sincere apology (Hy vọng bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành từ tôi);...

2.3. Email hẹn gặp khách hàng bằng tiếng Anh

Đối với email hẹn gặp khách hàng bằng tiếng Anh, điều quan trọng mà người viết email cần lưu ý là phải nhấn mạnh thời gian, địa điểm gặp mặt cụ thể cũng như lý do mà hai bên cần gặp mặt. 

Một số mẫu câu chính mà doanh nghiệp có thể sử dụng để hẹn gặp khách hàng như:

+ Are you free anytime this week? (Bạn có rảnh vào thời gian nào trong tuần này không?)

+ Please let me know which time is convenient for you. (Hãy cho tôi biết thời gian nào là thuận tiện nhất cho bạn.)

+ Would (Monday morning at 10 a.m) at my office be convenient for you? (10h sáng thứ 2 tại văn phòng tôi có phù hợp với Quý khách)

…

2.4. Email phản hồi câu hỏi khách hàng bằng tiếng Anh

Trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm, khách hàng không tránh khỏi có những thắc mắc, câu hỏi cần giải đáp. Khi đó, email phản hồi câu hỏi khách hàng bằng tiếng Anh sẽ giải đáp những thắc mắc của người mua, từ đó gia tăng mức độ hài lòng cho khách hàng. Email phản hồi khách hàng cần đảm bảo các phần sau đây:

+ Phần tiêu đề: Tiêu đề thư ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận và người gửi, số điện thoại/số fax cùng thời gian viết email. 

+ Phần mở đầu: Nhằm mục đích giới thiệu chủ đề thư, đồng thời cảm ơn khách hàng vì đã liên hệ với doanh nghiệp. 

Ví dụ như: 

“Dear [Customer Name], 

Thank you for your recent inquiry regarding our products. 

(Gửi,..Cảm ơn câu hỏi của bạn về sản phẩm của chúng tôi).”

+ Phần trả lời: Sử dụng ngôn từ lịch sự, trung thực, chính xác, qua đó cung cấp thông tin cần thiết nhằm giải quyết thắc mắc và phản hồi của khách hàng. 

Ví dụ như: 

“Regarding your question about our warranty policy, please be assured that our products come with a one-year warranty from the date of purchase.” (Liên quan đến câu hỏi của bạn về chính sách bảo hành, vui lòng lưu ý rằng sản phẩm của chúng tôi sẽ được bảo hành một năm kể từ ngày mua)

+ Phần kết thúc: Người viết email cần cảm ơn khách hàng một lần nữa và thể hiện rằng bạn mong muốn có thể được phục vụ khách hàng trong tương lai. 

Ví dụ như: 

“Thank you again for your interest in our products. We look forward to serving you in the future.

Best regards,

[Your Name]”
(Cảm ơn khách hàng một lần nữa vì đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi mong chờ được phục vụ bạn ở trong tương lai.)

+ Chữ ký

Email phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh 

2.5. Email nhắc nhở khách hàng bằng tiếng Anh 

Thông thường, email nhắc nhở khách hàng tiếng Anh sẽ được sử dụng trong các trường hợp như:

+ Nhắc nhở khách hàng về một số sự kiện quan trọng sắp tới

+ Thông báo cho khách hàng biết phiên bản dùng thử của họ đã hoặc sắp hết hạn

+ Nhắc nhở khách hàng về việc gia hạn dịch vụ

+ Thông báo cho khách hàng ngày thanh toán sắp tới cùng các khoản thanh toán trễ/quá hạn của họ

+ Cảnh báo người dùng về tình huống thanh toán không thành công hoặc tài khoản đã bị hủy…

Tham khảo ngay mẫu email tiếng Anh gửi khách hàng để nhắc nhở về sự kiện sắp diễn ra dưới đây:

"Dear [Name of Customer],

We are less than a week away from the [Event Name] event, where we will be discussing....

We'd like to remind you that [Event Name] ticket prices will increase on [date]. Make sure to get your ticket before the price goes up. Tickets will increase to [price] after [date], so don't miss out!

Register Now

Some of our speakers include:

[Speaker 1 - brief bio]

[Speaker 2 - brief bio]

[Speaker 3 - brief bio]

Schedule of events:

[Details about the event's schedule]

More information is available on our website. Please contact me if you have any questions. 

I'm hoping to see you there!

(Kính gửi [Tên khách hàng],

Chỉ còn chưa đầy một tuần nữa là chúng ta sẽ diễn ra sự kiện [Tên sự kiện] nơi chúng ta sẽ nói về….

Chúng tôi muốn nhắc bạn rằng giá vé [Tên sự kiện] sẽ tăng vào [ngày]. Hãy chắc chắn để lấy vé của bạn trước khi giá tăng. Sau [ngày] vé sẽ tăng lên [giá] nên đừng bỏ lỡ nhé!

Đăng ký ngay hôm nay

Một số diễn giả của chúng tôi:

[Diễn giả 1 – tiểu sử tóm tắt]

[Diễn giả 2 – tiểu sử tóm tắt]

[Diễn giả 3 – tiểu sử tóm tắt]

Lịch sự kiện:

[Chi tiết lịch trình sự kiện]

Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết trên trang web chính thức của công ty. Nếu có bất kỳ câu hỏi, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với tôi.

Hy vọng sẽ gặp bạn ở đó!”

Lưu ý khi viết email tiếng Anh cho khách hàng 

Khi viết email tiếng Anh cho khách hàng, bên cạnh việc đảm bảo về mặt cấu trúc thì người làm kinh doanh cũng cần lưu ý một số điều sau đây:

+ Hạn chế sử dụng từ viết tắt: Viết đầy đủ I am, I will,...thay vì viết I’m, I’ll,...

+ Không sử dụng tiếng lóng, từ thông tục hoặc từ thân mật (wanna, đa, mate, kid,...)

+ Giữ giọng văn bình tĩnh ngay cả khi đang bực tức

+ Viết email ngắn gọn nhưng vẫn đủ ý, câu văn có đầy đủ thành phần chủ - vị (trừ những câu mang nghĩa thỉnh cầu, đề nghị thì có thể lược bớt)

+ Sử dụng các dấu chấm câu một cách linh hoạt 

+ Tuyệt đối không phạm lỗi chính tả

+ Sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu đối với khách hàng, tránh các từ ngữ mang tính bác học, khó hiểu, 

+ Ngôn ngữ trang trọng và lịch sự, thể hiện sự thân thiện và tôn trọng với khách hàng…

Lưu ý khi viết email tiếng Anh gửi khách hàng

Tối ưu chiến dịch gửi email tiếng Anh cho khách hàng nước ngoài 

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, việc ứng dụng các phần mềm tiên tiến vào hoạt động kinh doanh là vô cùng cần thiết. Sau khi viết email tiếng Anh cho khách hàng, thay vì gửi thủ công từng cái cho người nhận thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Salekit.io để thiết lập chiến dịch gửi email tự động. 

Salekit được biết đến là một phần mềm hỗ trợ bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng đa kênh, đa nền tảng. Với Salekit, doanh nghiệp có thể thiết lập sẵn các mẫu email tiếng Anh gửi khách hàng với đầy đủ các phần như văn bản, hình ảnh/video, nút kêu gọi hành động, thông tin người gửi/người nhận, thông tin mạng xã hội,...

Bên cạnh đó, Salekit còn cho phép doanh nghiệp tự động gửi email cho khách hàng khi họ đăng ký thành công, chuỗi email nuôi dưỡng khách hàng, gửi email nhắc khách hàng quay lại giỏ hàng…Đặc biệt, một tính năng khá thú vị của phần mềm này là khả năng cá nhân hóa email gửi cho khách, đồng thời sử dụng thông tin cá nhân đó để tự động điền form. Ví dụ như khi doanh nghiệp gửi 1 form qua email cho khách hàng, khi khách mở email click vào link sẽ hiển thị URL chứa thông tin của khách và nó sẽ tự động được nhập vào form. 

Ngoài ra, Salekit còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu chiến dịch email và đo lường hiệu quả chiến dịch. Phần mềm sẽ thống kê cụ thể lượt Clicks, lượt mở (Opens), Goals, lượt trả lại (Bounces), từ đó giúp người làm kinh doanh có cái nhìn tổng quan nhất, đồng thời có những thay đổi kịp thời và thích hợp. 

Email khách nhận từ hệ thống Salekit sau khi mở có dạng như này

Như vậy, bài viết đã cung cấp các cách viết email tiếng Anh cho khách hàng chuyên nghiệp, dễ dàng áp dụng trong kinh doanh. Để tối ưu hóa quá trình viết và gửi email cho khách, đừng quên sử dụng phần mềm Salekit.io nhé!